Hvem passer telefonen i din virksomhed i ferierne?

Denne artikel er sponsoreret af Edelmann

Ferier er nødvendige. Man har brug for at lade op, få ro i hovedet og få afstand til hverdagen. Men hvis telefonen i virksomheden står og ringer, uden at nogen tager den, kan det hurtigt koste kunder, samarbejder og troværdighed.

Der er mange, der regner med at kunne komme igennem – også i juli, mellem jul og nytår, eller når børnene har efterårsferie. For dem er det ikke ferie. De har brug for svar, og hvis de ikke får det, ringer de videre til den næste virksomhed (altså din konkurrent).

Derfor er det en god idé at have en løsning klar, før kalenderen siger ferie. Det behøver ikke være kompliceret, men det skal være gennemtænkt.

Det starter med et valg

Der er grundlæggende tre måder at håndtere opkald på i ferieperioder:

• Du lader telefonen ringe og håber, folk prøver igen
• Du lægger en telefonsvarer på med info om, hvornår du er tilbage
• Du sørger for, at nogen tager telefonen

Den sidste løsning kræver lidt mere. Men det er også den, der virker bedst. Når nogen tager telefonen, føler kunden sig mødt. Det behøver ikke være dig, men det skal være en, der ved, hvad de skal sige.

En af måderne at gøre det på er at bruge ekstern telefonpasning, hvor professionelle medarbejdere svarer opkald i dit firmanavn og noterer beskeder. På den måde bliver der taget hånd om henvendelserne, uden at du selv skal sidde med telefonen i hånden i sommerhuset. Der er mulighed for at få skræddersyet en aftale omkring telefonpasning hos Edelmann Kontorservice.

Hvad er vigtigt, når telefonen skal passes?

Det vigtigste er, at den der tager telefonen, ikke virker overrasket. Hvis du får nogen til at hjælpe, skal de vide, hvad der typisk bliver spurgt om. Du behøver ikke give dem hele din viden, men de skal kende de vigtigste informationer.

Lav en kort briefing, der indeholder:

• Hvilke typer opkald, der typisk kommer
• Hvad man kan sige, hvis man ikke kan give et svar
• Hvem beskeder skal sendes til
• Hvad man aldrig må love på dine vegne

Det lyder som meget, men det kan laves på en halv time. Til gengæld giver det tryghed – både for den der tager telefonen og for dem, der ringer.

Sådan gør du det nemmere for alle

Når du tager på ferie, så fortæl det. Læg en besked på din mail. Fortæl, at telefonen bliver besvaret, og at du ikke selv er til stede. På den måde ved folk, hvad de kan forvente.

Hvis du har faste kunder eller samarbejdspartnere, så giv dem besked på forhånd. De fleste bliver glade for at vide, at du har tænkt på dem.

Den lille forskel, der bliver lagt mærke til

Det kan virke som en lille ting. At få taget telefonen, mens du er væk. Men det sender et klart signal. Du passer på din virksomhed. Du tager dine kunder alvorligt. Du tager ansvar, selv når du holder fri.

Og det mærker folk. De lægger mærke til, at der ikke bare er lukket ned. At de kan få fat i nogen. At de bliver skrevet ned og ringet op.

Ingen har lyst til at svare på opkald midt i sommerferien. Men med et godt setup kan du holde fri med god samvittighed. Og samtidig sørge for, at dine kunder ikke føler sig glemt.

Denne artikel er sponsoreret af Edelmann